Témoignage – AVIVA

aviva

“Jusqu’à aujourd’hui, GESROOM et TELEMAQUE ont toujours été d’une grande efficacité et nos utilisateurs sont satisfaits”

Mme MASCREZ – Responsable de l’accueil chez AVIVA.

Problématique:

AVIVA est une compagnie d assurances Multinationale dont le siège français est à Bois Colombes. Le siège abritant plus de 2500 salariés, une vision complète, des entrées et sorties des visiteurs sur leur site s’imposait afin de disposer d’un d’accueil optimal.

Auparavant, AVIVA Assurances utilisait une solution basique pour la gestion d’accès, qui pouvait prendre beaucoup de temps aux hôtesses, ainsi qu’aux visiteurs.

Par ailleurs, en raison de la centralisation sur un site principale les réunions devenaient de plus en plus nombreuses au sein de l’entreprise et une solution paramétrable, évolutive, et simple devenait nécessaire.

De plus, les demandes de prestations pour les collations et l’équipement engendraient un suivi chronophage, qui prenait également beaucoup de temps. télémaque (2)

Solutions:

AVIVA Assurances a procédé au choix de SAFEWARE à la suite d’une consultation auprès de plusieurs éditeurs de solutions informatiques, spécialisés dans le domaine des Services Généraux.

Ce choix s’est fait à partir d’un cahier de charge, en comparant les fonctions des logiciels la simplicité d’utilisation et l’adaptabilité des produits.

Pour la gestion des visiteurs, AVIVA Assurances a choisi TELEMAQUE, une solution conçue et développée par SAFEWARE qui gère les visites depuis la demande d’accès au parking jusqu’ à la sortie.

AVIVA Assurances a été séduite par les automatismes de TELEMAQUE et l’adéquation par rapport aux procédures d’accueil.

En effet, TELEMAQUE permet d’enregistrer les visiteurs à partir de la lecture automatique de la pièce d’identité. L’ intégration à dans l’environnement informatique de l’entreprise notamment avec l’annuaire LDAP, et le système de messagerie assure l’interopérabilité avec ces applications.

AVIVA Assurances avait besoin d’ une gestion des visites de groupes et TELEMAQUE répond à cette demande. Le module parking de TELEMAQUE fournit aux agents de sécurité la liste des véhicules attendus.

Face au problème de la gestion des salles de réunions, Safeware a de nouveau su répondre aux attentes d’AVIVA Assurance. La réservation de salles de réunions gérée avec l’application GESROOM, permet aux utilisateurs d’avoir une vision générale sur la disponibilité des salles, ainsi que sur le matériel et les prestations, dont les participants des réunions ont besoin.

GESROOM apporte des gains de productivité. L’application donne aux utilisateurs la possibilité d’obtenir les ressources dont ils ont besoin au bon moment pour une efficacité maximale. GESROOM fournit les outils de reporting et de statistiques qui permettent d’avoir connaissance du taux d’utilisation, afin de réaffecter les ressources en fonction des besoins.

salle de réunion Résultats:

AVIVA Assurances est client de SAFEWARE depuis plus de 9 ans déjà, et utilise les solutions GESROOM, pour la gestion des salles et TELEMAQUE, pour la gestion des visiteurs avec satisfaction.

Grâce aux solutions SAFEWARE, GESROOM et TELEMAQUE, AVIVA Assurance dispose d’une organisation de travail optimale, plus productive et qui fait gagner du temps. La gestion des salles prise en charge par GESROOM a permis aux utilisateurs d’AVIVA Assurances rapidede mieux satisfaire les « réservants » et d’optimiser l’occupation des mêtres carrés affectés aux salles.

Pour la gestion des visiteurs, AVIVA Assurances ont entièrement été séduits par la fiabilité de TELEMAQUE. Désormais, AVIVA Assurances a pu faire de son accueil une étape facile et brève pour les visiteurs, mais aussi pour ses hôtesses d’accueil. TELEMAQUE a permis, non seulement d’assurer un bon enregistrement des informations des visiteurs, mais aussi la possibilité de garder une traçabilité tout au long de leur visite. Un aspect de sécurité qu’AVIVA Assurances a toujours confié à SAFEWARE.

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